5 ESTRATÉGIAS PARA A GESTÃO DO IMOBILIZADO EM TEMPOS DE CORONAVÍRUS
Escrito por Moab Silva em 20 de março de 2020.
A pandemia do coronavírus COVID-19 mudou rapidamente o cenário da economia e as atividades das empresas em diversos países, incluindo o Brasil. Nós, do time Afixcode, estamos bastante sensíveis nesse momento. A preocupação com a preservação da saúde e da vida humana é legítima e nesse momento temos que adotar medidas preventivas para minimizarmos o efeito dessa crise.
Por outro lado, as empresas não podem parar, a economia não pode parar porque senão os efeitos negativos serão duros e nocivos para a população. Assim como outras crises, essa também passará em algum momento e é necessário estar preparado para quando essa fase for superada. Quem não tomar medidas preventivas agora poderá sofrer com gargalos e o não cumprimento de metas e prazos.
Pensando nisso, fizemos um levantamento sobre estratégias relacionadas à gestão do ativo imobilizado que podem ser adotadas atualmente para minimizar os efeitos da crise.
Confira abaixo 5 estratégias para adaptar a gestão do imobilizado em tempos de Coronavírus.
1. REALIZE O INVENTÁRIO FÍSICO EM HORÁRIOS ALTERNATIVOS OU EM LOCAIS QUE NÃO ESTÃO EM OPERAÇÃO
Uma boa estratégia é aproveitar esse momento em que muitos locais estão sem ocupação ou operando com menor fluxo de colaboradores e clientes para realizar o inventário do imobilizado. Para locais que ainda estão operando a alternativa é realizar o inventário em horários alternativos, como em finais de semana ou no período noturno, no qual o número de pessoas é bem reduzido.
Com a ausência de volume de movimentações é possível realizar o inventário físico com uma maior produtividade e em menor tempo, além de não gerar interrupções para outras áreas da empresa, o que inevitavelmente ocorre quando o inventário ocorre quando o processo é realizado enquanto a empresa cumpre a rotina convencional.
2. UTILIZE MÃO DE OBRA PRÓPRIA NO INVENTÁRIO PATRIMONIAL
Para empresas que precisam realizar o inventário e não podem permitir a entrada de terceiros, uma opção é realizar o levantamento físico com mão de obra própria. A vantagem dessa prática é uma considerável redução de custos do inventário, bem como maneira de aproveitar uma mão de obra já contratada.
Nesse caso, a ATUAL – Gestão e Avaliação Patrimonial pode ajudar através de Software de Inventário Patrimonial, bem como por meio dos serviços de consultoria, treinamento da equipe e acompanhamento remoto do projeto por videoconferência.
3. INICIE O PROJETO PELA PARTE CONTÁBIL
Entendemos que em alguns casos não existe a possibilidade de ter contato humano, o que impede a realização do levantamento em campo. Porém, em um projeto de inventário patrimonial existe um cronograma de trabalho para ser cumprido e para minimizar os efeitos negativos e ganhar tempo em sua execução, uma das estratégias possíveis é adiantar a parte contábil, a reconstituição antes mesmo de iniciar o inventário.
Como o levantamento contábil / reconstituição pode ser feito na maioria dos casos de forma totalmente remota e sem interação física, pode-se deixar toda a parte contábil completamente acertada e quando houver a possibilidade de realizar o inventário físico, os processos de conciliação e finalização do projeto serão concluídos de maneira bem mais rápida.
Uma outra vantagem de se iniciar pelo contábil é fazer uma análise prévia dos itens mais relevantes e significativos, orientando os técnicos de campo para os cuidados com esses itens.
4. INVISTA EM CURSOS E CONSULTORIAS ON-LINE
Uma excelente maneira de aproveitar esse momento é investir em cursos e consultorias on-line utilizando a tecnologia como aliada para não deixar de lado a aquisição de conhecimento e esclarecimento de dúvidas com especialistas onde contamos com ferramentas de videoconferência de ponta para realização de reuniões on-line.
5. DIMINUA CUSTOS ATRAVÉS OUTSOURCING DO IMOBILIZADO
O Outsourcing ou a terceirização é o processo de contratação de uma empresa terceira para cuidar da gestão do ativo imobilizado, liberando a sua empresa para se concentrar em sua atividade fim. Nesse momento de incertezas, o outsourcing permite a diminuição dos custos com funcionários, treinamentos e gastos com equipamentos e softwares voltados para o controle patrimonial interno.
Além disso, considerando o momento atual de prevenção, toda a parte contábil das movimentações mensais (aquisições, baixas, transferências, cálculo da depreciação, contabilização) pode ser realizada remotamente através dos sistemas de Gestão Patrimonial, garantindo assim a plena manutenção do controle da gestão do ativo imobilizado.